La administración es la principal
actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les
sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener una organización al
alcanzar sus objetivos, y también al
satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes .
Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es probable que la organización
alcance sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar
todos los recursos con los cuales cuenta la empresa.
El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de
órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades.
Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de
las eficiencias de los trabajadores,
y que ella debe alcanzarse mediante la
racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los
fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador
debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto
concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos
individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de
cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la
organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos
generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración
es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de
los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la
organización.
Planificación
Es esencial
para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento,
estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La
planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización.
Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos,
métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos,
incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción
futuros.
Importancia de la
planificación
En las organización, la planificación
es el proceso de estableces metas y elegir los medio para alcanzar dichas
metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su personal ni
sus recursos debidamente. Quizás incluso
ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden
dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los
gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas
ni de saber cuando ni donde se desvían del camino. El control se convierte en
un ejercicio fútil. Con mucha frecuencia los planes eficiente afectan el futuro
de toda la organización. La planificación es fundamental, ya que esta:
1.- Permite que la empresa este
orientada al futuro
2.- Facilita la coordinación de
decisiones
3.- Resalta los objetivos
organizacionales
4.- Se determina anticipadamente qué
recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.
5.- Permite diseñar métodos y
procedimientos de operación.
6.- Evita operaciones inútiles y se
logran mejores sistemas de trabajo
7.- La planeación es la etapa básica
del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y control, y
es su fundamento.
8.- Establece un sistema racional para
la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
9.- Facilita el control la permitir
medir la eficiencia de la empresa.
Propósito de la planificación
La planeación reduce el impacto del
cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estándares para
facilitar el control.
La
planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los
administradores como a lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a
donde va la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo,
pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a
trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así
evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre.
También aclara la consecuencia de las acciones que podrían tomar los
administradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la
superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho
probablemente descubra desperdicios y redundancia. Además cuando los medios y
los fines están claros, la ineficiencias son obvias. En resumen los propósito son:
1.
Disminuir el riesgo del fracaso
2.
Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3.
Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4.
Asegurar el éxito en el futuro
Principios
de la planeación
Precisión:
“Los planes no deben hacerse con
afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van
a regir acciones concretas”.
Flexibilidad:
Todo plan debe dejar margen para los cambios
que surjan en este, y a razón en la parte imprevisible, y de las circunstancias
que hayan variado después de la revisión.
Unidad de dirección:
Los planes deben ser de tal naturaleza que
pueda decirse que existe uno sólo para cada función, y todos los que se aplican
en la empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en
realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
Consistencia
Todo plan deberá
estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos
interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos,
funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación favorable
de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo
previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la
forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben
ser superiores a los insumos o gastos.
Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la
participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean
relacionadas de alguna manera con su funcionamiento
Pasos en la planeación
Los
administradores siguen esencialmente
todos los pasos en cualquier tipo de planeación.
1.
Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto,
no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las
oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el
verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibles
oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se
encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema se desean
resolver y porque, así como saber lo que se esperar ganar. La plantación
requiere de un diagnostico realista de la determinación de oportunidades.
2.
Establecimiento de objetivos. El segundo paso
de la planeación consiste en establecer objetivos para toda la empresa y
después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto
para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados
esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de
darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas,
procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3.
Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico
de la planeación es establecer, difundir
obtener consenso para utilizar premisas criticas de la planeación tales
como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existente en la
compañía. Están son suposición sobre el ambiente en el que plan a de
ejecutarse.
4.
Determinación de curso alternativo de acción.
Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no
resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no
existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia
resulta ser la mejor.
5.
Evaluación de cursos alternativos de acción.
Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles
el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas. Quizás un curso
parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un gran desembolso de
efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable
pero quizás representa un riesgo menor; otro quizás se adapte a los objetivos
de largo plazo de la compañía.
6.
Selección de un curso de acción. Este es el
punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones.
Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que dos o mas de ellos son
aconsejable y quizás el administrador
decida seguir varios cursos en lugar de el mejor.
7.
Formulación de planes derivados. Pocas veces
cuando se toma una decisión, la planeación esta completa por lo cual se
aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados
para respaldar el plan básico.
8.
Expresión numérica de los planes a través del
presupuesto. Se debe presentar una expresión numérica convertida en
presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio
para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se
puedan medir el avance de la planeación.
Elementos
de la planeación:
ü Los
propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo
que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo social.
ü La
investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la
determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos,
así como de los medios óptimos para conseguirlos.
ü Los
objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines
para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo específico.
ü Las
estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección
y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones más ventajosas.
ü Políticas. Son guías para orientar la acción;
son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones,
sobre problemas que se repiten dentro de una organización.
ü Programas.
Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de
realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una
de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
ü Presupuestos.
Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social
expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la
realización de dicho plan.
ü Procedimientos.
Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben
seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Toma de decisiones
Deben tomarse decisiones periódicas acerca de
los futuros cursos de acción de la entidad y deben, asimismo, corregirse los
pasados cursos de acción. La toma de decisiones por la administración implica
un importante proceso de dirección empresarial.
El proceso de toma de decisiones
La toma de decisiones entraña un compromiso o
resolución de hacer, dejar de hacer, o de adoptar o rechazar una actitud. Una
toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se ve cercada por el
riesgo, la incertidumbre, la crítica y la conjetura secundaria. Es importante
comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema es, en sí y
por sí, una decisión.
A la luz del menú
de opciones en el paso 2, las fuentes de incertidumbre identificadas en el paso
3, el criterio establecido en el paso 4 y las preferencias del riesgo
precisadas en el paso 5 determinan el resultado final asociado con la
alternativa.
7). Elegir la
mejor alternativa. La evaluación de alternativas en el paso 6, junto con una
cuidadosa consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como
resultado la elección de una alternativa.
8). Implantar el
curso de acción seleccionado. Se implantan las acciones aprobadas para iniciar
la alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posible a menos que se
lleven a cabo acciones eficaces que la hagan realidad.
Organización
Se trata de terminar que recurso y que
actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego
se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear
la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida
necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a
cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es
el establecimiento de una estructura organizativa.
Estructura organizativa
Cuando
hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la
organización formal y no de la informal.
La estructura
organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las
compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría
(“staff”). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los
objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran
en la “cadena de mando”. Ejemplos son producción, compras y distribución. Los
gerentes (unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera
importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente
son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente
de las unidades de “staff” no se hallan en la cadena de mando. Ejemplo de
dichas unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personal y
legal.
Es importante una estructura organizacional
bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma
sistemática.
Propósitos de la organización
ü
Permitir
la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más
eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
ü
Eliminar
duplicidad de trabajo.
ü
Establecer
canales de comunicación.
ü
Representar la estructura oficial de la
empresa
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