DESCRIPCIÓN Y DINÁMICA DE LAS CUENTAS

DESCRIPCIÓN Y DINÁMICA DE LAS CUENTAS

Descripción y dinámica de las cuentas del activo
Caja
Representa : Las entradas y salidas de dinero de la empresa.
Se debita por : Ventas de contado, pago de cartera, pagos por préstamos
efectuados a los socios o a los trabajadores, por préstamos realizados por los socios
o terceros.
Se acredita por : Compras de contado, pago en efectivo a proveedores,
pagos a terceros, por préstamos a los socios o empleados.
Bancos
Representa : Las entradas y salidas de dinero mediante una entidad o
corporación financiera, donde se posee una cuenta corriente, ya sean en moneda
nacional o extranjera.
Se debita por : Consignaciones efectuadas directamente por los clientes o
por la empresa, por un préstamo otorgado por la entidad donde se tiene la cuenta.
Se acredita por : Los cheques girados, adquisición de chequera, servicios
bancarios, intereses por sobregiro, transacciones virtuales.
Cuentas de Ahorro
Representa : Las entradas y salidas de dinero mediante una entidad o
corporación financiera donde se tiene una Cuenta de ahorro, ya sea en moneda
nacional o extranjera.
Se debita por : Consignaciones efectuadas directamente por los clientes o
por la empresa, por un préstamo otorgado por la entidad donde se tiene la cuenta
Se acredita por : Los retiros, servicios bancarios, pagos a terceros
Inversiones
Representa : Papeles comerciales como lo son las acciones, los bonos,
las cédulas, los certificados, los cuales se pueden convertir nuevamente en dinero y
los derechos o propiedades sobre otras empresas.
Se debita por : En la adquisición de las acciones, los bonos, las cédulas,
los certificados, los CDT`S y los derechos o propiedades sobre otras empresas.
Se acredita por : En la venta de las acciones, los bonos, las cédulas, los
Certificados, los CDT`S y los derechos o propiedades sobre otras empresas, cuando
se redimen los títulos.
Deudores
Representa : Las deudas que tienen los terceros a favor de la empresa,
las cuales son exigibles de pago, como lo son deudores clientes, anticipo de
impuestos y contribuciones, anticipo a proveedores, cuentas por cobrar a
trabajadores, deudores varios, ingresos por cobrar
Se debita por : Ventas a crédito a los clientes, préstamos a los socios o
trabajadores, por anticipos a los proveedores, por retefuentes descontadas a favor de
la empresa
Se acredita por : Los pagos y devoluciones efectuados por los clientes,
socios, trabajadores, cruce con declaración de renta.
Inventario de Mercancías
Representa : Las existencias de mercancías que tiene la empresa
disponible para la venta
Se debita por : La adquisición de nuevas mercancías, por las
devoluciones en ventas o por el registro del inventario final a Diciembre 31 con el
cierre fiscal, en las empresas que llevan sus inventarios por el sistema periódico
Se acredita por : La venta de mercancías, por las devoluciones en compras
o por la cancelación del inventario al comienzo del período con el cierre fiscal a
Diciembre 31, en las empresas que llevan sus inventarios por el sistema periódico
Propiedad Planta y Equipo
Representa : Todos los bienes que tiene la empresa para su uso, como
lo son los terrenos, las construcciones y edificaciones, maquinaria y equipo, muebles
y enseres, equipos de oficina, equipos de computo y comunicación, flota y equipo de
transporte
Se debita por : La adquisición de nuevos bienes, o por mejoras que
prolonguen la vida útil del bien
Se acredita por : La venta de los bienes, por que son dados de baja al
encontrarse en estado o dañados.
Intangibles
Representa : Derechos a favor de la empresa, de carácter intangible
como lo son las marcas, las patentes, los derechos de autor, franquicias, crédito
mercantil, khow how.
Se debita por : La adquisición o formación de marcas, las patentes, los
derechos de autor, franquicias, crédito mercantil, khow how.
Se acredita por : La venta de marcas, las patentes, los derechos de autor,
Franquicias, crédito mercantil, khow how.
Diferidos
Representa : Derechos servicios adquiridos en forma anticipada, como
lo son los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos, y que tienen la
característica de ser amortizables
Se debita por : La adquisición de servicios anticipados como intereses,
honorarios, comisiones, seguros y fianzas, arrendamientos, mantenimiento de
equipos, servicios, organización y preoperativos, estudios, investigaciones y
proyectos, programas para computador, útiles y papelería, publicidad, propaganda y
promoción, elementos de aseo y cafetería.
Se acredita por : La amortización o devolución de servicios anticipados
como intereses, honorarios, comisiones, seguros y fianzas, arrendamientos,
mantenimiento de equipos, servicios, organización y preoperativos, estudios,
investigaciones y proyectos, programas para computador, útiles y papelería,
publicidad, propaganda y promoción, elementos de aseo y cafetería.
Valorizaciones
Representa : Representa un mayor valor por efectos económicos de las
acciones, cuotas o partes de interés social, los terrenos, las construcciones y
edificaciones, la maquinaria y equipo, los equipos de oficina, los equipos de cómputo
y comunicación, flota y equipo de transporte.
Se debita por : El aumento de valor de las acciones, cuotas o partes de
interés social, los terrenos, las construcciones y edificaciones, la maquinaria y
equipo, los equipos de oficina, los equipos de computo y comunicación, flota y equipo
de transporte.
Se acredita por : La pérdida de valor de las acciones, cuotas o partes de
interés social, los terrenos, las construcciones y edificaciones, la maquinaria y
equipo, los equipos de oficina, los equipos de computo y comunicación, flota y equipo
de transporte, o cuando estos se venden.
Descripción y dinámica de las cuentas del pasivo
Obligaciones financieras
Representa : Las deudas que tiene la empresa con el sector financiero,
como son los sobregiros bancarios, los pagarés, las cartas de crédito, las hipotecas,
ya sean en moneda nacional o extranjera.
Se acredita por : La creación de la deuda con el sector financiero, por los
sobregiros bancarios, los pagarés, las cartas de crédito, las hipotecas, ya sean en
moneda nacional o extranjera.
Se debitan por : El pago o abono de la deuda con el sector financiero, por
los sobregiros bancarios, los pagarés, las cartas de crédito, las hipotecas, ya sean en
moneda nacional o extranjera.
Proveedores
Representa : Las deudas que tiene la empresa con las empresas que le
suministran a crédito la mercancía para la venta o la materia prima.
Se acredita por : La compra a crédito de la mercancía para la venta o la
materia prima.
Se debitan por : El pago o abono en cuenta, o devolución de la materia
prima o Mercancía, por un descuento.
Cuentas por pagar
Representa : Las deudas que tiene la empresa con terceros diferentes a
entidades financieras y proveedores, como son costos y gastos por pagar, retención
en la fuente, impuesto a las ventas retenido, retenciones y aportes de nómina,
acreedores varios.
Se acredita por : En la adquisición de bienes y servicios a crédito como
gastos financieros, gastos legales, libros, suscripciones, periódicos y revistas,
comisiones, honorarios, servicios técnicos, servicios de mantenimiento,
arrendamientos, servicios públicos, gastos de representación y relaciones públicas,
en los descuentos por retenciones en la fuente e impuesto a las ventas retenido, el
impuesto de industria y comercio, las retenciones y aportes de nómina como aportes
a EPS, aportes a ARP, aportes a Caja de Compensación, Fondo de Pensiones y
Cesantías
Se debitan por : En el pago, abono en cuenta o devolución de bienes y
servicios a crédito como gastos financieros, gastos legales, libros, suscripciones,
periódicos y revistas, comisiones, honorarios, servicios técnicos, servicios de
mantenimiento, arrendamientos, servicios públicos, gastos de representación y
relaciones públicas, en los descuentos por retenciones en la fuente e impuesto a las
ventas retenido, el impuesto de industria y comercio retenido, las retenciones y
aportes de nómina como aportes a EPS, aportes a ARP, aportes a Caja de
Compensación, Fondo de Pensiones y Cesantías
Impuestos, gravámenes y tasas
Representa : El valor pendiente de pago por concepto de impuestos de
renta y complementarios, el impuesto sobre las ventas, de industria y comercio, a la
propiedad raíz, de valorización.
Se acredita por : El valor de liquidación de los impuestos relacionados con
el ente económico.
Se debitan por : El pago o abono en cuenta, o devolución de los impuestos
liquidados.
Obligaciones Laborales
Representa : Comprende el valor de los pasivos a cargo del ente
económico y a favor de los trabajadores, originados en virtud de una relación laboral,
como lo son los salarios por pagar, las cesantías, intereses sobre las cesantías,
primas y vacaciones.
Se acredita por : El valor de liquidación de las nominas ya sea que estas se
liquiden semanales, quincenales o mensuales.
Se debitan por : El pago o abono en cuenta
Pasivos estimados y provisiones
Representa : Comprende los valores provisionados por el ente
económico por concepto de obligaciones para costos y gastos tales como intereses,
comisiones, honorarios, servicios, así como para atender acreencias laborales,
igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos,
reparaciones y mantenimiento.
Se acredita por : El valor mensual estimado para cubrir obligaciones para
costos y gastos tales como intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como
para atender acreencias laborales, igualmente para multas, sanciones, litigios,
indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento.
Se debitan por : El pago o abono en cuenta de las obligaciones para costos
y gastos tales como intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como para
atender acreencias laborales, igualmente para multas, sanciones, litigios,
indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento y cuando
son trasladados a cuentas por pagar al finalizar el ejercicio.
Diferidos
Representa : Comprende el valor de los ingresos no causados recibidos
de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, que debido a su origen y
naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios, en los que deben ser
aplicados o distribuidos.
Se acredita por : El valor de los ingresos recibidos anticipadamente por el
ente económico.
Se debitan por : El valor de los bienes y/o servicios suministrados. El valor
de las devoluciones de anticipos por no haberse prestado el servicio o entregado la
contraprestación correspondiente. El valor de los intereses, comisiones,
arrendamientos, devengados por el ente económico
Descripción y dinámica de las cuentas del patrimonio
Patrimonio
Representa : El valor residual de comparar el activo con el pasivo
producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por
su (s) propietario (s) ya sea en forma directa o como el resultado del giro ordinario
del negocio. Comprende los aportes, el superávit de capital, las reservas, la
revalorización del patrimonio, los dividendos y participaciones, los resultados
acumulados y los resultados del presente ejercicio.
Se acredita por : Por el capital autorizado, por suscribir, suscrito y pagado,
suscrito por cobrar, por el valor de la suma fijada en la escritura pública de
constitución, por el valor liquidado como reserva, el valor acumulado como resultado
de ejercicios anteriores, el valor liquidado como resultado del presente ejercicio.
Se debitan por : Por el valor autorizado al constituirse el ente económico,
por los aumentos o modificaciones del capital autorizado, por el valor de los aportes
al retiro de los asociados, por el valor nominal de los aportes al momento de
liquidarse el ente económico, por las perdidas acumuladas, por las perdidas del
presente ejercicio, por el traslado de los dividendos a cuentas por pagar.
Descripción y dinámica de las cuentas de ingresos
Ingresos
Representa : Agrupa las cuentas que representan los beneficios
operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro
normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado.
Comprende los ingresos operacionales, que son aquellos relacionados directamente
con el objeto social, como lo son las ventas (mercancías o servicios) y las
devoluciones en ventas.
Los ingresos no operacionales, como financieros, arrendamientos, comisiones,
honorarios, servicios, utilidad en venta de inversiones, utilidad en venta de activos
fijos.
Al finalizar el ejercicio económico (Diciembre 31), estas cuentas se cancelan contra
la cuenta de Ganancias y Pérdidas, quedando su saldo en 0, para iniciar el nuevo
periodo contable.
Se acredita por : Por el valor de los ingresos por ventas de productos o
prestación de servicios, ya sea que estos se realicen a crédito o de contado, por el
valor de los intereses corrientes y/o de mora devengados, por el valor de los
arrendamientos, comisiones, honorarios, servicios recibidos, por la utilidad en venta
de activos fijos e inversiones.
Se debitan por : Por las devoluciones en ventas, como cuenta de
devoluciones en ventas. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio
Descripción y dinámica de las cuentas de gastos
Gastos
Representa : Los cargos operativos y financieros en que incurre el ente
económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico
determinado. Comprende los gastos operacionales de administración, los cuales se
subdividen en gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos,
contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, gastos legales, mantenimiento y
reparaciones, adecuación e instalación, depreciaciones, amortizaciones, diversos.
Los operacionales de ventas, los cuales se subdividen en gastos de personal,
honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros,
servicios, gastos legales, mantenimiento y reparaciones, adecuación e instalación,
depreciaciones, amortizaciones, diversos.
Los gastos no operacionales, representados por financieros, pérdida en venta y retiro
de bienes, gastos extraordinarios, diversos, Impuesto de renta y complementarios
Ganancias o Pérdidas
Al finalizar el ejercicio económico (Diciembre 31), estas cuentas se cancelan contra
la cuenta de Ganancias y Pérdidas, quedando su saldo en 0, para iniciar el nuevo
periodo contable.
Se debitan por : Por el valor pagado o causado por cada uno de los
conceptos
Se acreditan por : Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.
Descripción y dinámica de las cuentas de costo de ventas y de prestación de
servicios
Costo de ventas y prestación de servicios
Representa : Agrupa las cuentas que representan la acumulación de
los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o
prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada
por el ente económico, en un período determinado. Comprende los costos de
agricultura, ganadería, caza, silvicultura, suministro de electricidad, gas y agua,
construcción, comercio al mayor y al por menor, hoteles y restaurantes, transporte,
almacenamiento y comunicaciones, actividad financiera, actividades inmobiliarias,
empresariales y de alquiler, enseñanza, servicios sociales y de salud, otras
actividades de servicios comunitarios sociales y personales.
Al finalizar el ejercicio económico (Diciembre 31), estas cuentas se cancelan contra
la cuenta de Ganancias y Pérdidas, quedando su saldo en 0, para iniciar el nuevo
periodo contable.
Se debitan por : Por el valor pagado o causado por cada uno de los
conceptos. Por la cancelación del inventario inicial cuando la empresa utiliza el
sistema de inventario periódico
Se acreditan por : Por las devoluciones en ventas, como cuenta de Costo de
ventas cuando las empresas manejan sus inventarios por el sistema permanente.
Por el registro del inventario final cuando la empresa utiliza el sistema de inventario
periódico. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.
Descripción y dinámica de la cuenta compras
Compras
Representa : Comprende el valor pagado y/o causado por el ente
económico en la adquisición de materias primas, materiales indirectos y mercancías
para ser utilizadas en la producción y/o comercialización en el desarrollo de la
actividad económica principal, durante un período determinado.
Agrupa la cuenta de mercancías y devoluciones en compras. Al finalizar el ejercicio
económico (Diciembre 31), estas cuentas se cancelan contra la cuenta de Ganancias
y Pérdidas, quedando su saldo en 0, para iniciar el nuevo periodo contable.
Se debitan por : El valor de las adquisiciones realizadas durante el período
Se acreditan por : El valor de las devoluciones originadas en compras
efectuadas por el ente económico como cuenta de Devoluciones en compras. Por la
cancelación de saldos al cierre del ejercicio